No problem is a big problem!

”No problem is a big problem”, hviskede min Toyota-coach og hev mig i ærmet. Vi stod på produktionsgulvet i en større dansk virksomhed og overværede et tavlemøde. Samtlige KPI’er var grønne, og lederen var i godt humør. Han roste sine medarbejdere for den gode indsats, og deres hurtige respons på de mange stop på maskinen.

Lyttede man til medarbejdernes historier, lød det dog mere som om, at de havde haft travlt med at slukke den ene ildebrand efter den anden, for at fastholde en høj performance.

Situationen ovenfor er ikke usædvanlig. I sidste uge befandt jeg mig i en anden dansk virksomhed, hvor jeg så noget lignende. Her fejrede man, at det var lykkedes at bringe en leadtime KPI i grøn ved at allokere ekstra ressourcer og håndbære opgaver igennem et frigivelsesflow. KPI’en var i grøn – men var frigivelsesflowet blevet bedre?

Eksemplerne illustrerer, hvordan brugen af målstyringstavler kan flytte sig fra det, der var den oprindelige intention. Målstyring kommer til at handle om, at vise om man har styr på sin forretning, frem for at drive forbedringsarbejdet gennem systematisk problemløsning. Der udvikler sig en såkaldt ”grøn kultur”, hvor ledelsen ensidigt fokuserer på, og belønner, grønne KPI’er, uden egentlig interesse for, hvordan man har opnået resultaterne.

KPI tavlen bør gøre enheden i stand til at se problemer. Problemer er der hvor “guldet ligger begravet”, og skal anskues som muligheder for at forbedre kerneprocessen. Hvis en rød KPI ses som et udtryk for, at lederen ikke har styr på sin forretning, lukker det ned for en åben dialog om udfordringerne. Det kan føre til at problemer skjules. En rød KPI skal derfor ses som en invitation, til at analysere årsagen og løse problemet i dybden. Hvis det gøres rigtigt, vil det resultere i at KPI performance flytter sig mod grøn status, fordi vi er begyndt at arbejdere smartere, og ikke fordi vi løber hurtigere eller blot allokerer flere ressourcer. Dette skift i forståelsen af problemer som forbedringsmuligheder, er en afgørende forudsætning for at skabe en løbende forbedringskultur.