Er ledere herre i eget hus?

I starten af 1900-tallet konstaterede Freud, at ”vi ikke er herre i eget hus”. Hans budskab var, at vores adfærd er styret af det ubevidste. Vi kan derfor kun delvist tage en bevidst styring i vores eget liv.

Nu har jeg aldrig været den store fan af Freuds tankesæt. Dog får budskabet om, at vi ikke er herre i eget hus pludselig en ny betydning og relevans, når jeg hører om lederes hverdag på private og offentlige arbejdspladser. Her møder jeg nemlig ofte ledere, der oplever, at de ikke er herre over deres egen arbejdsdag, og som ihærdigt arbejder på at genvinde kontrollen over, hvad de bruger deres tid på.

Det kan der være mange grunde til. Vel at mærke andre syndere end Freuds ”ubevidste adfærd”. Heldigvis for det, for da havde vejen til en løsning nok været urimelig lang. Lad os i stedet se nærmere på noget så simpelt som Outlook. Mange lederes arbejdsdag er nemlig defineret ud fra, hvad Outlook fortæller dem, at de skal lave. Måske ikke noget større problem hvis det ikke var fordi, at Outlook for det første tit drives ud fra ”først til mølle” princippet. Altså at den der har booket dig, er den der først fandt hullet i din kalender. Yderligere understøtter Outlook dårlige vaner. Eksempelvis mødelængden der er præ-booket som halve timer – hvorfor vi ender med at typisk at bruge en hel time, uanset mødets formål og forløb. Hertil kommer en problematisk mødekultur hvor eksempelvis indkaldelse til og afviklingen af møder savner struktur og fokus på, hvad der skal komme ud af mødet.

Samlet set er konsekvensen, at lederen får vanskeligt ved at etablere og styre sin ledelsesmæssige dagsorden. De væsentligste problemer bliver ikke nødvendigvis prioriteres højest, prioriteringen imellem mødeaktiviteter bliver vanskelig og ledere kommer til at sidde i alt for mange møder med et tvivlsomt outcome. Resultatet er, at mange savner tid til ledelse.

Men hvad skal der til for at erobre sin tid til ledelse tilbage? I Novo Nordisk besluttede man for snart mange år siden, at lederne i produktionen skulle have mødefri korridor indtil kl 12. For mig at se en både klog og modig beslutning der var helt nødvendig for at skabe det nødvendige ledelsesrum. Udfordringen blev dog, at lederne havde vidt forskellige opfattelser af, hvad tiden skulle bruges på. Effekten blev i nogle tilfælde, at lederne oplevede, at de skulle løbe endnu stærkere, fordi de nu kun havde en halv dag til de møder og e-mails, som de normalt brugte det meste af deres dag på.

Initiativet er godt, men erfaringen peger samtidig på, at der er behov for, at lederteams tager en grundig drøftelse af, hvilken type ledelse der skal understøtte den daglige drift og udvikle organisationen. Her tænker jeg ikke på formuleringen af nye ledelsesværdier- og principper. Det handler om at identificere og blive meget konkrete på, hvad vi skal sætte tid af til i vores hverdag. Hvordan skal vores mødepraksis være? Hvordan bliver vi skarpe på forventet resultat med møderne? Hvad er guidelines for de møder, der kommer i kalenderen og hvem bør vi invitere? Og så videre.

Der er intet galt med Outlook – så længe man som leder selv tager styring. Det handler om at bruge teknologien rigtigt og finde gode vaner. Hvorfor beslutter vi ikke, at alle møder skal vare 45 minutter, så der er tid til forberedelse? Hvorfor er der ikke krav om agenda og tydelige beslutningspunkter, så vi kan udvikle og disciplinere vores anvendelse af mødet som en effektiv organisatorisk praksis? Og hvorfor beslutter vi ikke at tjekke mails på faste tidspunkter, så vi ikke render rundt med konstant dårlig samvittighed og deltager i møder, hvor halvdelen af deltagerne er mentalt fraværende, fordi de samtidig er ved at besvare mails?

Teknologien er god, hvis den bruges rigtig. Det kræver at vi tager kontrollen og skaber tid til ledelse, så vi i højere grad kan blive herre i eget hus!